Incidente de seguridad en el tratamiento de Datos Personales, ¿Qué HACER?

En primer lugar se puede afirmar que un “incidente de seguridad” es toda situación, hecho o acto que sobreviene en el curso de la captura, tratamiento o conservación de los datos personales y que afecta o pone en riesgo su reserva, su integridad o su disponibilidad.

Ahora, ¿Qué hacer para responder a un incidente de seguridad? Según la Guía de la SIC para el tratamiento de los incidentes de seguridad lo que se debe hacer, de MANERA SIMULTANEA, es lo siguiente:

1.- Contener el incidente de seguridad y hacer una evaluación preliminar

2.- Evaluar los riesgos e impactos asociados con el incidente de seguridad

3.- Identificar los daños para las personas, organizaciones y público en general

4.- Notificar a la SIC

5.- Comunicar a los titulares de la información

6.- Prevenir futuros incidentes de seguridad de los Datos Personales

De acuerdo con la Guia de la SIC, entre las causas de los incidentes de seguridad, a título de ejemplo, se cuentan las siguientes:

Inexistencia de políticas preventivas de seguridad

Errores o negligencia humana

Casos fortuitos

Actos maliciosos o criminales

Fallas en los sistemas de la organización

Procedimientos defectuosos

Deficiencias o defectos en las operaciones

Alteración o destrucción robo o pérdida de archivos físicos.

En cuanto a medidas PREVENTIVAS de los incidentes de seguridad la Guía de la SIC propone las siguientes:

-          Establecer criterios para precisar exactamente cuándo se está ante un incidente de seguridad.

-          Entrenar periódicamente al equipo humano para actuar frente al incidente se seguridad

-          Definir medidas y procedimientos para la gestión de los incidentes de seguridad

-          Diseñar metodología para evaluación de impacto de los incidentes de seguridad en los titulares de la información y evaluar posibles consecuencias para los titulares

-          Conocer los procesos de respuesta a incidentes de seguridad, sistemas de corrección y de recuperación

-          Reportar el incidente de seguridad tanto a la SIC como a otras autoridades publicas

-          Preparar al equipo de comunicación frente a las posibles preguntas de los titulares de la información

¿Qué debe incluir un Protocolo de respuesta en el manejo de incidentes de seguridad?

1.- una explicación clara de lo que constituye un incidente de seguridad

2.- una descripción de la estrategia para identificar, contener y mitigar los incidentes de seguridad y sus efectos

3.-  los roles y responsabilidades del personal

4.- línea de tiempo de ejecución de las acciones

5.- reporte de progreso (monitoreo)

6.- Evaluación de respuesta y modificaciones (al protocolo y a los procesos)

7.-  acciones

8.- documentación

9.- Revisión

 

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La guía de la SIC puede consultarse aquí

A revisar el Código de actividad (CIIU) antes del 31 de enero de 2021

Por medio de la Resolución 114 del 21 de diciembre de 2020 la DIAN actualizo la Clasificación de Actividades económicas que utiliza para efectos tributarios la cual debe ser atendidita por todos los contribuyentes y personas o entidades con obligaciones tributarias.

Según la resolución 114, articulo 2 los obligados a cumplir obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias cuya codificación de la actividad económica que desarrollan cambia con ocasión de la entrada en vigencia de la resolución 114, deberán actualizarla en el Registro Único Tributario –RUT, a más tardar el 31 de enero de 2021.

Dos (2) temas importantes de la resolución para Recordar:

1.- En las declaraciones y sus correcciones se deberá informar el código de la actividad económica vigente en el periodo al cual corresponde la declaración.

2.- Cuando un contribuyente o responsable desarrolle dos (2) o más actividades económicas, la actividad económica principal será aquella que le genere el mayor valor de ingresos.

 

¿Qué pasa si no actualizado el CIIU?

 

1.- si reporto un código CIIU diferente al que realmente corresponde a mi actividad económica ello podría significar datos distorsionados (o diferentes) de mi empresa o actividad frente a las métricas generales que para efectos estadísticos utiliza el DANE, Supersociedades y la propia DIAN, lo que podría ocasionar procesos de fiscalización. Esta distorsión es particularmente importante en métricas como el margen de rentabilidad fiscal y la tasa efectiva tributacion.

2.- de acuerdo con el artículo 658 – 3 del Estatuto Tributario, se aplicará una multa equivalente a dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información del RUT cuando la desactualización del RUT se refiera a la actividad económica del obligado.

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La Resolución DIAN 114 del 21 de diciembre de 20202 la puedes consultar aquí

La clasificación y EXPLICACIONES del DANE, CIIU Rev 4 AC 2020 puede consultarse aquí

Foto como Dato Personal, esta es la Guía de la SIC

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), expidió la “Guía Sobre El Tratamiento De Las Fotos Como Datos Personales” en la cual luego de recordar que quien toma una fotografía a personas naturales determinadas o determinables está recolectando y tratando Datos Personales dijo que ello es razón suficiente para cumplir la ley 1581 de 2012 y usar las fotos únicamente para los fines autorizados por el Titular del dato o por la ley.

La SIC reitero que la definición legal de ‘documentos’ es muy amplia y comprende, entre otras, las fotos y las videograbaciones y que si una persona toma fotos de sus amigos para fines privados (no comerciales) y desea suministrarlas a terceros (incluyendo redes sociales), en ese caso, según la Ley 1581 de 2012, deberá previamente informarle de ello a la persona fotografiada y solicitar la Autorización para entregar las fotografías a terceros. En este caso, dice la ley, el fotógrafo queda sujeto a las disposiciones legales solo por proporcionar los datos de sus amigos a terceros.

Las recomendaciones en el manejo de fotos según la Guía de la SIC son los siguientes:

I.             Obtener Autorización previa, expresa e informada para tomar fotos y usarlas

II.           Verificar la procedencia legítima de las fotos que le suministran terceros

III.          Tener presentes las reglas especiales para tratar fotos de menores de 18 años

IV.          Informar al fotografiado (Titular del Dato) los fines específicos para los cuales se usarán las fotos

V.           Abstenerse de obtener fotos de manera engañosa y no asumir que las fotos de acceso público puede usarlas libremente

VI.          Exigir el respeto de la regulación de Protección de Datos a los terceros que contrate para tratar fotos

 

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En este enlace pueden consultar la Guia de la SIC para el tratamiento de las fotos 

Discapacidad relevante y propósito de la estabilidad laboral reforzada

De acuerdo con la sentencia SL2841-2020 de la Corte Suprema de Justicia, magistrado ponente OMAR ÁNGEL MEJÍA AMADOR la discapacidad relevante es la pérdida sustancial de la capacidad laboral, ya sea física o mental.

En cuanto a la protección de la estabilidad laboral reforzada del artículo 26 de la Ley 361 de 1997, expresó la C. S. de J., que ella tiene por fin asegurar la no discriminación en el empleo de quien puede prestar el servicio a pesar de su condición de discapacidad relevante y garantizar la adaptación y readaptación laboral de la persona ya que la persona tiene condiciones de salud reducidas para prestar el servicio personalmente, y puede prestar el servicio, en condiciones distintas del resto de la sociedad.

Dos puntos relevantes a resaltar en la sentencia:

-      La estabilidad laboral busca proteger a las personas que, por la condición de discapacidad relevante, pueden encontrar barreras para acceder, permanecer o ascender en el empleo y que tales barreras pueden ser superadas por el empleador haciendo ajustes razonables.

-      La discapacidad relevante que genera protección, parte de un porcentaje de pérdida de capacidad laboral el cual es fijado por las normas, así como ha hecho, a título de ejemplo el artículo 7 del D. 2463 de 2001.

Causalidad, necesidad y proporcionalidad de las expensas, Sentencia de unificación del Consejo de Estado

Dada la necesidad de unificar las reglas sobre los conceptos de Causalidad, Necesidad y Proporcionalidad para efectos fiscales previstos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, por medio de la sentencia 21329 del 26 de noviembre de 2020 el Consejo de Estado ( C. de E.), sección 4, Consejero Ponente Julio Roberto Piza unificó su posición, como una herramienta tendiente a concretar el principio constitucional de capacidad económica en la tributación y disminuir el alto volumen de litigios que su confusión genera.

En cuanto a la Relación de causalidad, el C. de E. dijo que “la relación de causalidad se verifica cuando la expensa se realiza en el desarrollo o ejecución de la actividad generadora de renta, aunque esta no genere ingresos o utilidades gravables durante el periodo o no esté enunciada en el objeto social”, señaló que en cuanto a la “necesidad, esta judicatura ha indicado que la expensa debe intervenir directa o indirectamente en la obtención de ingresos, de forma que ayude a generarlos(…) , sin que ello, precisa esta Sala, equivalga a que la aptitud productiva esté condicionada a la obtención efectiva de ingresos”. “Tienen relación de causalidad con la actividad productora de renta, todas las expensas realizadas por el contribuyente en desarrollo o ejecución de la actividad productora de renta”.

En cuanto a la necesidad el C. de E. dijo que “Las expensas necesarias son aquellas que realiza razonablemente un contribuyente en una situación de mercado y que, real o potencialmente, permiten desarrollar, conservar o mejorar la actividad generadora de renta. La razonabilidad comercial de la erogación se puede valorar con criterios relativos a la situación financiera del contribuyente, las condiciones del mercado donde se ejecuta la actividad lucrativa, el modelo de gestión de negocios propio del contribuyente, entre otros. Salvo disposición en contrario, no son necesarios los gastos efectuados con el mero objeto del lujo, del recreo o que no estén encaminados a objetivos económicos sino al consumo particular o personal; las donaciones que no estén relacionadas con un objetivo comercial; las multas causadas por incurrir en infracciones administrativas; aquellos que representen retribución a los accionistas, socios o partícipes; entre otros”

En cuanto a la proporcionalidad el C. de E. dijo que “la «proporcionalidad» corresponde al aspecto cuantitativo de la expensa a la luz de un «criterio comercial». Bajo esa premisa, en sentencia del 27 de agosto de 2020 (exp. 21933, CP: Julio Roberto Piza), esta Sección estimó que ese atributo de las expensas deducibles alude a la mesura y a la prudencia de la erogación, frente al provecho económico que el contribuyente espera obtener al incurrir en ella”. “La proporcionalidad corresponde al aspecto cuantitativo de la expensa a la luz de un criterio comercial. La razonabilidad comercial de la magnitud del gasto se valora conforme a la situación económica del contribuyente y el entorno de mercado en el que desarrolla su actividad productora de renta”

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Los invitamos a leer Gastos tributarios necesarios y proporcionales, un consejo: apoyarse en el contrato

Emprendimiento, Importante para la sociedad y la economía

De acuerdo con el Diccionario de la real Academia Española de la Lengua emprender es acometer y comenzar una obra, un negocio, un empeño, especialmente si encierran dificultad o peligro.

Ahora muchos se preguntan ¿Por qué es importante el emprendimiento para la sociedad?

Citando expresiones de organismos internacionales, el CONPES 4011 prevé que “El emprendimiento es un componente vital del crecimiento y del desarrollo económico y social de un país al ser vehículo promotor de innovación, mejoras en productividad, internacionalización y generación de ingresos y riqueza (Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo [UNCTAD], 2012; Banco Mundial & OECD, 2013; Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico [OCDE], 2016). Por un lado, es fuente de aumento de la productividad al plantear prácticas de negocio novedosas que promueven la competencia, la reasignación de factores de producción a actividades más rentables y la internacionalización. Por otro lado, es factor clave para reactivar el ciclo virtuoso del crecimiento al promover tanto la creación de empresas altamente productivas oferentes de plazas de trabajo formal, como el fortalecimiento de una clase media robusta con capacidad de demanda”

De acuerdo con el CONPES 4011, para aumentar el emprendimiento en nuestro país se requiere:

-      Mejorar la oferta educativa y el acceso a formación e información,

-      Educar y generar confianza para asumir riesgos  

-      Mejorar la calidad gerencial (particularmente las emocionales)

-      Promover la cultura del emprendimiento y mostrar casos de éxito.

-      Aumentar las “habilidades duras”: conductas estratégicas, tácticas y personales susceptibles de cambiar a través de la comunicación o experiencia y relacionadas con el mercadeo, la administración del riesgo y el control financiero

-      Estimular y facilitar el acceso al financiamiento

-      Fortalecer redes y comercialización de los emprendimientos

-      Fortalecer la institucionalidad de apoyo al emprendimiento

-      Facilitar los procesos de cierre e insolvencia de los emprendimientos, como etapa de experimentación rápida y a bajo costo.

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Aquí encuentran el CONPES 4011

Los invitamos a leer Razones del éxito de la SAS (Sociedad por Acciones Simplificada)

Empleado con trastorno emocional, ¿empleador está obligado a conservarlo en funciones?

Uno de los grandes temores de los empleadores es que conservar a un empleado que padece un trastorno emocional producido por estrés laboral, como por ejemplo ansiedad, pánico o depresión, en su rol habitual pueda generarle riesgos de afectación a la relación del empleador con los clientes, proveedores y los compañeros de trabajo. Surge la pregunta: ¿el empleador esta obligado a conservarlo en sus funciones?

Sin entrar a hacer referencia a la estabilidad laboral reforzada que podría cobijar al empleado y en virtud de la cual no es posible proceder a la terminación de su relación laboral sin el viso bueno de la oficina de trabajo, debemos señalar que en nuestra opinión el empleador no esta obligado a conservar al empleado con un trastorno emocional en su rol habitual, máxime cuando éste puede ser el “estresor” o cuando en cumplimiento del mismo se advierta un riesgo de afectación al relacionamiento del empleador con sus clientes o proveedores, o eventualmente, se ponga en riesgo a los demás empleados.

En nuestro sentir  es valido legalmente distinguir la restricción en la terminación de la relación laboral  de la ausencia de obligación de conservación o permanencia en el rol, distinción esta que es respetuosa de las obligaciones de protección que tiene el empleador para con el empleado y de la finalidad de la legislación laboral, la cual es la coordinación económica y el equilibrio social, art. 1 del CST.

Así mismo una reasignación funcional de competencias y responsabilidad o supresión de las mismas motivadas por la protección al trabajador (mejora de salud), es una acción valida del empleador en ejercicio del ius variandi que no afecta la dignidad del empleado, propende por su recuperación y por la conservación de la empresa.

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Los invitamos a leer Ideas para remunerar a los empleados

Valor comercial de las acciones, cuotas o partes de interés, ¿Qué es?

Según la doctrina de la Supersociedades las fracciones representativas del capital de una sociedad sean estas acciones, cuotas o partes de interes, son susceptibles de estimar a valor nominal, intrínseco y comercial.

En cuanto al valor comercial la Supersociedades, en el oficio 220-119641 del 9 de septiembre de 2015 dijo que “la enajenación de acciones es un negocio jurídico que se celebra libremente entre dos partes, oferente y comprador, quienes discrecionalmente llegan a un acuerdo económico, es decir que el precio puede ser inferior, igual o superior al nominal, o equivaler a un valor comercial previamente acordado, sin que legalmente exista ningún límite”.

Ahora, en el mundo de los negocios el precio de una acción se ve impactado por diversos factores como por ejemplo:

-       El entorno macroeconómico (aquí se analizan tendencias y situaciones económicas generales, por ejemplo, si la hipótesis es de dificultades económicas = menor consumo de bienes y servicios = menores ventas = menores utilidades)

-       Los niveles de las tasas de interés (la regla es inversamente proporcional)

-       Los resultados y del sector (como están los resultados de las empresas comparables en actividad y producto)

-       El Representantes Legal, los miembros de junta Directiva (generadores de confianza) lo mismo que indicadores de rotación de personal y gestión de la reputación y la marca

-       Los resultados individuales de la empresa (comparar el comportamiento histórico y los indicadores internos)

-       Las expectativas de dividendos.

-       La emotividad de los inversionistas vendedor y comprador (gusto o rechazo) así como el afán de uno y otro por vender/comprar.

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Los invitamos a leer este artículo Composición accionaria, ¿Qué es?

Gastos tributarios necesarios y proporcionales, un consejo: apoyarse en el contrato

De acuerdo con el articulo 107 del Estatuto Tributario son deducibles (restan en el proceso de depuración de la Renta Líquida) las expensas realizadas durante el año o periodo gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionales de acuerdo con cada actividad.  La misma norma dispone que la necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio comercial.

Ahora, los conceptos “causalidad”, “necesidad” y “proporcionalidad” han sido objeto de múltiples y diversos pronunciamientos del Consejo de Estado, pero en esta oportunidad debemos resaltar la mas reciente sentencia de esta corporación la cual, además de recoger lo dicho en sentencias previas nos parece la mas ajustada a la intención del legislador y al propio texto del Estatuto Tributario, la sentencia lleva por radicación 21933 del 27 de agosto de 2020 y tuvo por consejero ponente a Julio Roberto Piza Rodríguez, y de ella extractamos lo siguiente: 

-          La carga de acreditar la deducibilidad de las expensas corresponde a los contribuyentes, es más, recae sobre los contribuyentes la carga de poner en conocimiento de las autoridades administrativas y judiciales las circunstancias fácticas o de mercado de conformidad con las cuales una determinada erogación puede adquirir la connotación de ser «necesaria» y «proporcional» vista «con criterio comercial»; así como de efectuar las demostraciones correspondientes.

-          Las expensas deducibles no están limitadas o se excluyen en consideración al CIIU del proveedor del declarante, en la sentencia 21933 el Consejo de Estado dijo que la “necesidad no se desvirtúa por el hecho de que la sociedad contratada omitiera reportar en su RUT la actividad de (…)” o por el incumplimiento del proveedor de requisitos legales para prestar el servicio adquirido por el declarante (sentencia del 06 de agosto de 2020, exp. 22979, CP: Julio Roberto Piza Rodríguez).

-          Como lo dijo el Consejo de Estado en la sentencia del 06 de agosto de 2020 (exp. 22979, CP: Julio Roberto Piza Rodríguez), “la «necesidad» exigida por el ordenamiento para que proceda detraer de la base gravable las erogaciones en las que se haya incurrido, no ha de ser una necesidad pura, sino una necesidad determinada «con criterio comercial»; de modo que lo que cabe apreciar en cada situación no es si se hace inevitable o indispensable incurrir en la erogación, o si se está constreñido a ella por una razón legal o contractual –que sería lo propio de una necesidad simple–, sino si se requiere o es provechosa la carga económica para desarrollar la actividad empresarial en el contexto de una situación de mercado, pues es en eso en lo que consiste una necesidad comercial”.

-          “la «proporcionalidad» –determinada «con criterio comercial»– corresponde al aspecto cuantitativo de la razonabilidad de la expensa. Alude a la mesura y a la prudencia de la erogación, de cara a la obtención de un provecho económico. Con esa orientación, esta judicatura ha ponderado que las expensas deben guardar correspondencia con la renta que se espera conseguir (sentencia del 22 de febrero de 2018, exp. 20478, CP: Julio Roberto Piza), de modo que sean acordes con la específica actividad económica desarrollada por el contribuyente. Así pues, el atributo de proporcionalidad impide que el monto de la erogación exceda aquello que sea justificable en términos comerciales”.

Un consejo que nos atrever a dar, con base en la sentencia es que, como los contratos que ejecuta o cumple el declarante pueden servir como fundamento para demostrar la necesidad “simple” de una expensa en la que este incurre, es importante que las obligaciones contractuales sean claras y explicitas.

 

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Los invitamos a leer Remuneración razonable, ¿Qué es?

Documento soporte de operaciones económicas para efectos tributarios. ¿Qué pasa si no se emite?

 De acuerdo con la normatividad tributaria, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta (electrónica o de talonario) y/o documento equivalente (juegos de suerte y azar, boleta de ingreso a cine, tiquete de transporte de pasajeros, cobro de peajes, boleta de ingreso a espectáculos públicos, POS) el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá ser expedido por el  adquirente del bien y/o servicio, ser generado en forma física hasta la fecha en que la DIAN, establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición electrónica. 

De acuerdo con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y la resolución 042 de 2020 el documento soporte debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.

6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación. Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN, y deberá incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.

Es importante tener presente que de acuerdo con el artículo 40 de la Resolución 042 de 2020 de la DIAN para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada por el emisor con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

¿Qué pasa si no se emite el documento soporte?

De acuerdo con el articulo 771-2 del Estatuto Tributario si no se cumple con la expedición del documento soporte, estando obligado a ello, no hay soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables en materia tributaria.

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Saldo a favor, ¿rechazo de solicitud de devolución lo anula o elimina?

En primer lugar recordemos que un saldo a (o en) favor es una suma de dinero en beneficio o utilidad de un contribuyente que resulta luego de estimar(calcular) la obligación sustancial a cargo de este, o como lo ha dicho el Tribunal Administrativo De Cundinamarca Sección Cuarta - Subsección “A”, Magistrada Ponente: Doctora Amparo Navarro López, sentencia 11001-33-37-044-2014-00213-01, del 30/05/2018 , es el “resultado que se obtiene producto de una operación matemática entre los débitos y créditos registrados en una declaración privada” el saldo a favor un saldo determinado en una declaración tributaria por efecto de la depuración del impuesto a cargo.

Ejemplos de declaraciones en las que puede quedar en evidencia un saldo a favor son:

-          Declaración de renta formulario 110, renglón 103

-          Declaración de renta formulario 210, renglón 106

-          Declaración de IVA formulario 300 renglón 89

 

Ahora, ¿Qué hacer con un saldo a favor?

 

Según el artículo 850 del Estatuto Tributario los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias podrán solicitar su devolución, pero también pueden, según el artículo 815 imputarlos dentro de su liquidación privada del mismo impuesto correspondiente al siguiente periodo gravable o solicitar su compensación con deudas por concepto de impuestos, anticipos, retenciones, intereses y sanciones que figuren a su cargo. En todo caso debe tenerse presente que se trata de opciones excluyentes, de modo que los contribuyentes o responsables no pueden disponer dos veces del mismo saldo a favor.

 

Ahora, nos han preguntado si el rechazo de la solicitud de devolución que efectúa la DIAN significa el desconocimiento o “anulación” del saldo a favor, cuestionamiento frente al cual conviene tener en cuenta una decisión del Consejo de Estado, sentencia 22842 del 7 de mayo de 2020, C.P. Julio Roberto Piza en la cual esta entidad dijo que “una vez la Administración ha tomado la decisión de negar la devolución de un saldo a favor, los contribuyentes pueden insistir en su petición subsanando el error que motivó el rechazo o, en su lugar, imputar el saldo a favor dentro de la declaración del periodo siguiente o solicitarlo en compensación. Así, porque en tanto que no sea desvirtuado mediante una liquidación oficial de revisión, el saldo a favor representa una obligación dineraria a cargo de la Administración de la que es acreedor el obligado tributario, de suerte que no se extingue por el hecho de que la alternativa elegida por el sujeto pasivo haya resultado infructuosa. Lo anterior, sin perjuicio de que se tenga que acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa para la procedencia de la imputación, la compensación o la devolución; y sin perder de vista que respecto de la devolución de saldos a favor la ley prevé causales de rechazo de la solicitud que obedecen a aspectos formales, que no desvirtúan la existencia o el importe del saldo a favor”.   

En cuanto a la estructuración del saldo a favor en la sentencia 22842 se afirma que “si la Administración desea controvertir el saldo a favor debe iniciar un procedimiento de revisión de la declaración respectiva (sentencia del 26 de febrero del 2015, exp. 19569, C.P. Jorge Octavio Ramírez Ramírez)”, y es que, si la Administración pretende cuestionar un saldo a favor, debe promover un procedimiento de determinación oficial del impuesto.

 

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Los invitamos a leer Planeación Tributaria: objetivos.

Contratos de Colaboración empresarial, ¿Qué son?

En primer lugar debemos decir que no existe una definición legal de los contratos de colaboración, pero desde la casuística y las sentencias de los jueces puede afirmarse que con acuerdos entre entes económicos (personas con registro ante las cámaras de comercio) para llevar a cabo un negocio de manera conjunta es decir, sumar actividades y/o activos para ser dirigidos y gestionados con el propósito de generar unos beneficios en forma de ingresos o menores costos para sus participes.

De acuerdo con las decisiones de los jueces, como por ejemplo la sentencia del C.de E. 22390 del 16 de julio de 2020 C.P. JULIO ROBERTO PIZA RODRÍGUEZ y las sentencias del 02 de febrero de 2017 (exp. 20517, CP: Hugo Fernando Bastidas Bárcenas) y 27 de junio de 2018 (exp. 21745, CP: Jorge Octavio Ramírez Ramírez), un contrato califica como colaboración empresarial si:

(i)            los contratantes conservan su individualidad jurídica o, en otras palabras, el contrato no deviene en una persona jurídica independiente;

(ii)          existe unidad de propósito, lo que implica que los contratantes trabajen conjuntamente para lograr un objetivo común;

(iii)        aportan activos, bienes en especie o industria para el desarrollo del proyecto común; y

(iv)         delimitan la forma en que se asumirán los riesgos y distribuirán los resultados -ganancias o pérdidas- de la colaboración.

Según las sentencias citadas, desde la perspectiva contable, cada participe debe registrar los ingresos, costos y gastos en proporción a su aporte, de modo que, declare los ingresos, costos y deducciones del impuesto sobre la renta en esa misma proporción. (…) la participación en los ingresos, junto con otros elementos del contrato, pueden llevar a encuadrarlo en otra tipología de negocio. Algo contundente según las sentencias es que en los contratos de colaboración el pago entre las partes debe ser realizado a título de “participación en los ingresos” brutos o netos, y no a titulo de costo o gasto.

Dentro de los contratos de colaboración empresarial, según la normatividad tributaria se cuentan los consorcios, uniones temporales, joint Ventures y el contrato de cuentas en participación, las alianzas

Algo importante de resaltas es que los contratos de colaboración empresarial no son contribuyentes del Impuesto sobre la renta, lo son las partes del contrato, artículo 18 del Estatuto Tributario.

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Los invitamos a leer Acuerdos de colaboración entre competidores para superar el COVID - 19

Influecer, ¿Qué es? Responsabilidad de los anunciantes

De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio SIC Influenciador (influencer en inglés) es la persona, que a través de redes sociales y/o plataformas digitales interactivas, al compartir su cotidianidad, intereses y experiencias con una comunidad en línea, ha logrado construir credibilidad, confianza y una imagen reconocible que le permite influir, afectar o motivar el comportamiento del consumidor. Lo anterior, sin importar si el influenciador se identifica o no como tal, toda vez que, lo relevante, es el rol que cumple. Por otro lado el anunciante es  toda persona natural o jurídica que, por cuenta propia o en cuyo nombre, se hace o divulga publicidad con el propósito de promover sus productos o influir en el comportamiento del consumidor.

UNA RECOMENRACION: distinguir claramente lo que es una opinión personal (incluso lo que es experiencia personal) del infleuncer de lo que es promoción, publicidad o contenido pago del anunciante.

Pues bien, en consideración a la relevancia social, comercial y económica que en estos tiempo puede llegar a tener un influencer (influenciador) la SIC emitió una “GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS EN LA PUBLICIDAD A TRAVÉS DE INFLUENCIADORES”, la cual tiene por objetivo lograr que la actividad publicitaria de los influenciadores en el mundo digital no induzca en error, engaño o confusión a los consumidores y así garantizar la salvaguarda de sus derechos.

Las recomendaciones emitidas por la SIC son estas:

1. Para los anunciantes.

• Identificar y conocer las normas generales y especiales que apliquen a los productos que comercializa y darlas a conocer a quienes le presten servicios publicitarios

• Cerciorarse de que los mensajes comerciales emitidos en su nombre sean identificados claramente como publicidad.

• Exigir que se informe al consumidor de manera clara sobre su vínculo comercial con el influenciador

• Implementar una política de transparencia en el marco de sus actividades publicitarias a través de influenciadores

• Participar activamente en la creación, elaboración, emisión y difusión de los mensajes por parte de los influenciadores.

• Difundir la Guía de Buenas Prácticas en la publicidad a través de Influenciadores y darlas a conocer a quienes contrata para la creación, elaboración, emisión y difusión de mensajes publicitarios

• Revisar periódicamente los comentarios y reseñas de los consumidores que constituyen la audiencia del influenciador

 

2. Recomendaciones para los influenciadores

• Identificar cuándo hay una relación comercial con un anunciante.

• Exigirle al anunciante o a la agencia que contrata sus servicios que le indique cuáles son los lineamientos para identificar plenamente el mensaje como publicidad

• Abstenerse de realizar publicidad cuando el anunciante le sugiera ocultar la naturaleza comercial del mensaje

• Abstenerse de hacer pasar un mensaje publicitario como uno natural y espontáneo que surge de su experiencia.

 

Es importante resaltar que según la guía de la SIC, en los casos en que exista una relación comercial entre el influenciador y el anunciante y ésta sea claramente determinable en el mensaje publicitario, el influenciador, en su calidad de medio de comunicación, responderá conforme a las obligaciones atribuibles a dicho rol.

Adicionalmente, es importante resaltar que, en caso de incumplimiento de las normas contenidas en el Estatuto del Consumidor, la Superintendencia de Industria y Comercio está facultada para imponer las sanciones contempladas en el Estatuto del Consumidor.

Las anteriores recomendaciones, según la SIC, tienen el propósito de orientar a los anunciantes e influenciadores, para que, en desarrollo de la actividad publicitaria, puedan garantizar la protección de los derechos de los consumidores, todo ello sin perjuicio de la obligatoria observancia de las disposiciones contenidas en el Estatuto del Consumidor y sus demás normas.

 

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La guía puede consultarse aquí

Los invitamos a leer Publicidad engañosa, ¿qué es? Cuales sus consecuencias?

Registros contables y asesoría comercial y tributaria deben ser coherentes.

De acuerdo con el artículo 775 del Estatuto Tributario cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen estos. En este sentido no son pocas las sentencias expedidas por el Consejo de Estado que resaltan la importancia de los registros contables para efectos tributarios, miremos estos 3 ejemplos:

1.- Sentencia 20379 del 12/12/18 C.P. Milton Chaves García, aquí la entidad recordó que para que los certificados de contador publico o revisor fiscal tengan valor probatorio deben contener algún nivel de detalle en cuanto a los libros, cuentas o asientos correspondientes a los hechos que pretende demostrarse.

2.- Sentencia 20551 del 20/01/17. C.P. Hugo Fernando Bastidas Barcenas, aquí la entidad reiteró que la inspección contable no es una simple solicitud de exhibición de libros oficiales de comercio, sino que tiene por objeto verificar la exactitud de las declaraciones e incluso determinar si la contabilidad se lleva en debida forma.

3.- Sentencia 22390 del 16/07/2020. C.P. Julio Roberto Piza, aquí la entidad respaldo un acto administrativo de la DIAN donde esta entidad desestimó que una relación comercial fuera un contrato de cuentas en participación y lo categorizó como un contrato de prestación de servicios, y dentro de los argumentos expuestos por el Consejo de Estado para darle la razón a la DIAN, dijo que no se anuló el acto administrativo demandado porque encontró inconsistente en el tratamiento contable (registros contables) y tributario (y comercial) del contribuyente. Expresamente el Consejo de estado dijo que en los negocios (realidad) es necesario “precisar el hecho con relevancia tributaria derivado de la relación contractual que originó dicho pago, y a partir de allí, determinar si los efectos tributarios que se deben aplicar corresponden a los de” el contrato que inicialmente las partes había enunciado. También dijo el C. de E. que “desde una perspectiva tributaria, la forma en la que se registró [contablemente] el pago a la contraparte contractual no coincidía con el tratamiento correspondiente a” aquel que habían dicho las partes.

 

No esta por demás recordar que según la sentencia 22390/20 “la administración tributaria tiene la potestad de calificar los hechos económicos, para efectos estrictamente fiscales, prescindiendo del nomen y forma de los contratos que hayan pactado las partes, para atribuir los efectos tributarios que correspondan a la transacción efectivamente ejecutada, teniendo en cuenta las obligaciones pactadas y las pruebas de su ejecución [registros contables por ejemplo]. El contribuyente tiene la carga de defender la realidad contractual para asignar los efectos fiscales pretendidos”

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Los invitamos a leer ¿En tributario prevalece la sustancia sobre la forma? Sí.

Arrendador de inmueble comercial no quiere recibir canon, ¿Qué puede hacer el arrendatario?

En las relaciones comerciales de arrendamiento de inmueble ha existido la tendencia en Colombia y en otros países como por ejemplo Italia, a proteger al empresario no propietario del inmueble  de acciones que pudieran afectar su permanencia y estabilidad de un inmueble una de esas situaciones potencialmente generadoras de conflicto es la derivada de la no recepción del canon por parte del propietario del inmueble, o de la agencia de arrendamiento, bien porque no envía la factura buen porque no “carga” la información necesaria en el sistema para que el inquilino realice el pago a través de los medios electrónicos. 

Pues bien, la legislación prevé un procedimiento más expedito que el pago por consignación del articulo 381 del CGP, el cual fue ratificado según lo fallado por la Corte Constitucional en la sentencia C-670 del 13 de julio de 2004, Magistrada Ponente Dra. Clara Inés Vargas Hernández frente a la ley 820 de 2003, especialmente los artículos 10 (procedimiento de pago por consignación extrajudicial del canon de arrendamiento) y 43 (transito de legislación, vigencia y derogatoria) sentencia en la cual esta corporación dijo que “Del título de la ley se puede inferir que consagra normas referentes al contrato de arrendamiento de vivienda urbana así como otras disposiciones concernientes al procedimiento para los casos de restitución de la tenencia por arrendamiento y otras disposiciones. Además, de la exposición de motivos, de las ponencias para cada debate y de las discusiones a lo largo de todo el procedimiento legislativo, es claro que el objetivo del proyecto consistía en unificar aspectos sustantivos generales de la regulación del contrato de arrendamiento para vivienda urbana, así como otros asuntos de carácter procesal” y mas adelante “de los antecedentes legislativos y las pruebas que obran en el expediente, se concluye que las derogatorias de los artículos 2035 del Código Civil, 3º del Decreto 2923 de 1977 y 4º del Decreto 2813 de 1978 se relacionan con el objeto central del proyecto de ley y que fue intención de ambas Cámaras incluirlas en el texto final de la ley”

De acuerdo con la referida norma, ley 820 de 2003, norma aplicable a los contratos mercantiles según lo que se desprende de la sentencia C-670/04, cuando el arrendador se rehúse a recibir el pago en las condiciones y en el lugar acordados, se aplicarán las siguientes reglas:

1. El arrendatario deberá cumplir su obligación consignando las respectivas sumas a favor del arrendador en las entidades autorizadas por el Gobierno Nacional, del lugar de ubicación del inmueble, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo o período pactado en el contrato de arrendamiento.

Cuando en el lugar de ubicación del inmueble no exista entidad autorizada por el Gobierno Nacional, el pago se efectuará en el lugar más cercano en donde exista dicha entidad, conservando la prelación prevista por el Gobierno.

2. La consignación se realizará a favor del arrendador o de la persona que legalmente lo represente, y la entidad que reciba el pago conservará el original del título, cuyo valor quedará a disposición del arrendador.

3. La entidad que reciba la consignación deberá expedir y entregar a quien la realice dos (2) duplicados del título: uno con destino al arrendador y otro al arrendatario, lo cual deberá estar indicado en cada duplicado.

Al momento de efectuar la consignación dejará constancia en el título que se elabore la causa de la misma, así como también el nombre del arrendatario, la dirección precisa del inmueble que se ocupa y el nombre y dirección del arrendador o su representante, según el caso.

4. El arrendatario deberá dar aviso de la consignación efectuada al arrendador o a su representante, según el caso, mediante comunicación remitida por medio del servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones junto con el duplicado del título correspondiente, dentro de los cinco (5) siguientes a la consignación.

Una copia simple de la comunicación y del duplicado título deberá ser cotejada y sellada por la empresa de servicio postal. El incumplimiento de esta obligación por parte de la empresa de servicio postal dará lugar a las sanciones a que ellas se encuentren sometidas.

5. El incumplimiento de lo aquí previsto hará incurrir al arrendatario en mora en el pago del canon de arrendamiento.

6. La entidad autorizada que haya recibido el pago, entregará al arrendador o a quien lo represente, el valor consignado previa presentación del título y de la respectiva identificación.

7. Las consignaciones subsiguientes deberán ser efectuadas dentro del plazo estipulado, mediante la consignación de que trata este artículo o directamente al arrendador, a elección del arrendatario.

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Lo invitamos a leer Canon de arrendamiento, ¿base para aportar a salud y pensiones?

Incurrir en gasto operativo puede ser justificación para no reembolsar dinero a consumidor.

De acuerdo con las normas de la ley 1480 de 2011 y con múltiples interpretaciones de la SIC, la garantía mínima de calidad e idoneidad de un bien o servicio no solo se suscribe a la calidad del objeto vendido o del servicio prestado, sino también al cumplimiento de los términos y condiciones pactados desde el momento mismo en que se realizó el contrato, dentro de los cuales naturalmente se encuentra la prestación del servicio, pues la no prestación del servicio o aún la simple dilación, constituye en una vulneración a los intereses legítimos de los consumidores en la medida en que no ven colmadas sus expectativas ni satisfechas las necesidades para las cuales se contrató el mismo, frente a tales circunstancias el demandado no le quedaba otro camino que entregar o reintegrar el precio pagado.

Pues bien, en un caso resuelto recientemente la SIC,  sentencia 7653 del 21 de agosto de 2020, dijo que el proveedor tenía que reembolsar lo pagado por el consumidor ya que  “no se evidencia prueba alguna aportada por parte de la sociedad accionada que justifique la negativa de la misma respecto de efectuar la devolución del dinero pagado como anticipo, toda vez que no se encuentra probado que dicha sociedad hubiese incurrido en gasto operativo alguno que pudiera justificar la no devolución de la suma solicitada, por lo cual es claro que le asiste obligación respecto a proceder con la devolución del dinero pretendida”. En la referida sentencia la SIC también reiteró que es posible que el proveedor, como elemento de defensa alegue y puede la ocurrencia de la fuerza mayor o el caso fortuito entre otros en los términos del articulo 16 de la ley 1480 de 2011.

Proveedor excesivamente barato, haga preguntas, remuneración razonable, ¿Qué es?

“La remuneración razonable es una noción comprensiva tanto del costo de un bien, servicio u obra, como de la utilidad, termino que significa el beneficio, ganancia, fruto, interés lucro o provecho que se saca de una cosa o se produce en el desarrollo de una actividad, siguiendo las acepciones que respecto de éste trae el Diccionario de la Lengua Española, y que para el contratista representa el resultado económico de la diferencia ente los costos para su producción,  realización o construcción, según el caso, y el valor que recibe por el suministro y la prestación de los mismo. Sera la consulta de los precios del mercado del bien, servicios u obra junto con el análisis de la utilidad habitual en transacciones y negocio de igual, equivalente, semejante o similar naturaleza, la que posibilita, en principio, verificar la razonabilidad o desproporción del precio y de la utilidad a percibir u obtenida por el contratista”. C.E. Sec 3. Sent. 18080 del 31/08/2011 C.O. Ruth Stella Correa Palacio.

El equilibrio razonable opera así cuando el contratista obtiene por su trabajo e inversión un retorno adecuado a la luz de las condiciones de mercado, de las actividades que realiza y de los riesgos que ellas incorporan.

El tema de la remuneración razonable es importante al momento de realizar negociaciones con los clientes y proveedores y también lo es en materia de "Cumplimiento Normativo" y es que usualmente un precio de productos o servicios excesivamente económico es generador de alertas dentro del SARLAFT.

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Los invitamos a leer El empresario es necesario y útil para la sociedad. Libertad de empresa.

Información (carpeta) de los trabajadores, ¿cuánto tiempo hay que conservarla?

El ministerio de trabajo, luego de recordar que no existe regulación especifica frente al tiempo de conservación del “expediente del empleado” en el concepto 8334 del 7 de abril de 2020 acogió lo dicho por la Corte Constitucional en Sentencia T 926 del 06 de diciembre de 2013, Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo, señalo, donde esta entidad dijo que “Si bien, no existe una norma que le imponga a las empresas guardar la información referente al tiempo, a las funciones y al salario de sus extrabajadores, el artículo 57, en el numeral 7, establece como obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”, ésta obligación por parte del empleador debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida. Sin embargo, cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar lo solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la   información.” 

 

En el concepto 8334 del Ministerio concluyo que “entendería esta oficina que el empleador tendría la obligación de custodiar la información laboral de sus trabajadores, aun cuando ya no exista relación laboral vigente, ya que ésta obligación por parte del empleador, a la luz de lo señalado por la Corte Constitucional, debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador le expida los documentos que el trabajador requiera sobre su historia laboral, así mismo se entiende que dichos documentos podrán aportarse como prueba por parte de trabajador o empleador según sea el caso al suscitarse una reclamación laboral”.

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Los invitamos a leer ¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?

Suministro de calzado y vestido de labor (dotación) puede pagarse con bonos

El Ministerio de trabajo, luego de recordar que la dotación de calzado y vestido de labor debe ser completa, adecuada y apropiada a la respectiva labor y al medio ambiente en que se desarrolle la actividad, dijo en el concepto 27802 de 10/09/2020 que “se entendería que cualquier forma de entrega de la dotación, incluyendo el bono para que el trabajador retire la dotación necesaria para realizar su trabajo, seria valida, mientras no se entregue en dinero, salvo la obligación de entregarla a título indemnizatorio por el incumplimiento, cuando haya finalizado la relación laboral o el contrato de trabajo”, en cuanto a los bonos dijo que “siempre que el empleador recurra al uso de bonos de dotación para cumplir con la obligación de entregar el calzado y vestido de labor, los mismos deberán ser intransferibles, no representativos de valores monetarios, ni tampoco negociables, es decir, el empleador debe tomar las medidas necesarias para que los bonos sean de uso exclusivo de los trabajadores y para el propósito que ellos se entrega, no para ningún otro fin”

Por último recordemos que en caso de incumplimiento en el suministro de la dotación de calzado y vestido de labor en las condiciones establecidas por el legislador, el empleador podrá incurrir en las multas equivalentes al monto de una (1) a cinco mil (5000) salarios mínimos legales vigentes, según lo consagra el Artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, según criterio del Inspector del Trabajo.

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Los invitamos a leer Ideas para remunerar a los empleados